Melanie2web : le webmail des agents, pas une boîte grand public

Une idée tenace veut que Melanie2web soit un webmail comme les autres, qu'on pourrait créer en quelques clics à la façon d'une adresse personnelle. Il n'en est rien. Le nom désigne l'accès par navigateur à MELANIE, une messagerie collaborative interministérielle portée par le ministère de la Transition écologique. Aucune inscription n'est ouverte au public : la boîte est attribuée par l'administration à ses agents, avec une adresse professionnelle.

Le chiffre qui situe l'enjeu vient d'une note de service du ministère de l'Agriculture datée du 15 mai 2019. Elle explique que l'ancienne messagerie de l'enseignement agricole, FirstClass, en service depuis 1997, comptait alors 22 000 adresses nominatives et 8 000 adresses institutionnelles, et qu'elle devait être remplacée par MELANIE. Quand un agent tape « melanie2web » sur Google, il cherche donc la porte d'entrée d'un outil de travail, pas un service grand public.

Melanie2web, Mélanie2, MEL : un seul outil sous plusieurs noms

La confusion vient d'abord du vocabulaire. MELANIE (souvent écrit Mélanie2, en référence à sa deuxième génération) est le nom de la solution de messagerie et de travail collaboratif. Melanie2web désigne l'interface web, celle qui s'ouvre dans un navigateur. Le raccourci MEL ou « Mél » est employé dans les services pour parler de la messagerie elle-même, et le nom affiché à l'écran peut changer au fil des versions de l'interface.

La note de 2019 résume le choix fait par l'enseignement agricole : la direction générale de l'enseignement et de la recherche a « entériné la solution interministérielle MELANIE portée par le Ministère de la transition écologique et solidaire ». Autrement dit, un même socle sert à plusieurs administrations, ce qui permet aux agents de deux ministères de partager agendas, carnets d'adresses et boîtes communes sans passer par des outils extérieurs.

Le rapport cité dans cette note, celui du CGAAER de septembre 2017, pointait les risques de l'ancien outil : obsolescence, arrêt de la maintenance évolutive par l'éditeur, ruptures de service répétées et isolement de l'enseignement agricole public dans une solution que ses partenaires n'utilisaient pas. Le passage à MELANIE répondait donc à un problème de sécurité autant qu'à un besoin de confort.

Qui reçoit une adresse sur la messagerie Mélanie2

Le périmètre décrit par le ministère de l'Agriculture comprend :

• les administrations centrales et les services déconcentrés du ministère de l'Agriculture et du ministère de la Transition écologique ;
• les établissements de l'enseignement agricole technique publics ;
• dans les établissements privés sous contrat, les seuls enseignants de droit public.

Pour l'enseignement supérieur et les établissements proches de l'enseignement agricole technique, la note prévoit des adresses fonctionnelles afin de maintenir les échanges. Elle précise un point souvent ignoré : ces boîtes fonctionnelles ne sont accessibles que depuis une boîte individuelle MELANIE. Un partenaire extérieur ne s'y connecte donc pas directement.

Adresse principale et adresse secondaire

Selon le statut de l'agent, la messagerie attribue une ou deux adresses. Le tableau reprend la répartition fixée en 2019.

Les agents des administrations centrales et des services déconcentrés relèvent de leurs propres règles de nommage, communiquées par leur service informatique. Il n'existe pas de formulaire public pour obtenir une adresse : elle est créée par l'administration lors de l'arrivée de l'agent.

Client léger ou client lourd : deux façons d'ouvrir la boîte

La note distingue deux modes d'accès, et c'est là que Melanie2web prend tout son sens.

Le client lourd est un logiciel de messagerie installé sur un poste. Le ministère de l'Agriculture le réservait en 2019 aux agents non enseignants disposant d'un poste professionnel, avec un accès par VPN complété par un certificat d'authentification. Ce mode suppose donc un ordinateur fourni et configuré par l'administration.

Le client léger passe par un navigateur : c'est le mode webmail, celui que l'on appelle Melanie2web. Les enseignants et les personnels de vie scolaire devaient accéder à MELANIE « principalement en mode client léger », de même que les enseignants agents de l'État des établissements privés. La raison est pratique : un professeur passe d'une salle à l'autre, d'un poste partagé à un ordinateur personnel, et n'a pas toujours de machine attribuée.

Ces deux modes ouvrent la même boîte. Un message lu dans le navigateur apparaît comme lu dans le logiciel du bureau, et un rendez-vous créé d'un côté s'affiche de l'autre. Le choix tient au poste utilisé et à la politique de sécurité du service, pas au contenu de la messagerie.

Se connecter à melanie2web messagerie sans tomber dans un piège

Puisque l'outil donne accès à des échanges administratifs, il attire aussi les tentatives d'hameçonnage. Quelques règles simples évitent l'essentiel des risques.

Partir d'un point d'entrée officiel. Le lien vers le webmail figure sur l'intranet du ministère ou de l'établissement, dans le message de bienvenue reçu à la création du compte, ou dans les favoris configurés sur le poste professionnel. Un résultat de moteur de recherche, même bien placé, peut mener vers un blog, une publicité ou une page imitée.

Vérifier l'adresse dans la barre du navigateur. Une page d'authentification de l'État se trouve sur un domaine en gouv.fr, et la connexion doit être chiffrée. Une adresse en .com, .eu ou .fr sans rattachement ministériel ne doit jamais recevoir d'identifiants professionnels, quelle que soit la ressemblance visuelle.

Ne transmettre ses identifiants qu'à la page de connexion. Aucun service informatique ne demande un mot de passe par courriel, par téléphone ou par un formulaire envoyé en pièce jointe. Un message qui annonce une boîte « bientôt désactivée » et propose un lien de réactivation relève presque toujours de l'escroquerie : il se signale au correspondant informatique local plutôt que d'être ouvert.

Se déconnecter sur un poste partagé. En salle des professeurs ou dans un CDI, fermer la session et le navigateur après usage évite qu'un collègue ou un élève retrouve la boîte ouverte. La même prudence vaut pour la mémorisation du mot de passe par le navigateur, à refuser sur une machine qui n'est pas personnelle.

Pour un mot de passe oublié ou un compte bloqué, la démarche passe par l'assistance de l'administration de rattachement : correspondant informatique de l'établissement, cellule de proximité du service déconcentré ou support de l'administration centrale. Les procédures précises dépendent du ministère et ont pu évoluer depuis 2019 ; seule l'aide officielle fait foi.

Ce que réunit l'espace Melanie2

La messagerie ne se limite pas à l'envoi de courriels. La note de 2019 énumère deux familles de services.

Les services de messagerie proprement dits comprennent le courrier, les contacts, l'agenda, l'envoi de documents volumineux, les listes de diffusion et les boîtes partagées. Ces dernières servent par exemple à un secrétariat ou à une cellule qui doit recevoir des demandes à plusieurs, sans que chacun communique son mot de passe personnel.

Les services complémentaires ajoutent des forums, des fils de discussion, un outil de sondage pour fixer une date de réunion, ainsi qu'un tableur et un traitement de texte collaboratifs « éditables en temps réel ». Le ministère indiquait que ces services seraient « ouverts et accessibles sur Internet », ce qui permet de les utiliser hors du réseau interne. Les conférences, elles, devaient faire l'objet d'un traitement à part.

L'envoi de documents volumineux mérite une mention : il évite de joindre de gros fichiers à un courriel, qui serait refusé par la messagerie du destinataire. Le principe consiste à déposer le document et à envoyer un lien de téléchargement temporaire. Pour un simple changement de format avant l'envoi, un outil comme Convertio, présenté dans un autre article, répond à un besoin différent : il transforme un fichier, il ne le transmet pas.

Agenda et carnet d'adresses partagés

L'intérêt d'un socle commun à plusieurs administrations se voit surtout dans l'agenda et les contacts. Parce que les agents des deux ministères et de l'enseignement agricole utilisent la même solution, un rendez-vous peut être proposé à des collègues d'un autre service sans passer par un outil extérieur, et l'outil de sondage aide à trouver une date qui convient à chacun. Les droits de consultation d'un agenda partagé restent fixés par son propriétaire ou par le service.

mel.din, melanie web, mel2web : d'où viennent ces variantes

Les variantes tapées dans les moteurs de recherche reflètent les noms vus à l'écran ou dans les adresses.

• mel2web et melanie web sont des raccourcis de Melanie2web, souvent saisis de mémoire.
• mel.din renvoie à la structure des adresses techniques du ministère de la Transition écologique : l'aide en ligne de MELANIE citée par le ministère de l'Agriculture est hébergée dans un sous-domaine « din » du domaine developpement-durable.gouv.fr.
• melanie2 désigne la solution dans son ensemble, webmail et client lourd confondus.

Ces recherches aboutissent fréquemment sur des pages de blogs ou d'agrégateurs qui reprennent le sujet sans lien avec l'administration. Elles peuvent aider à comprendre l'outil, mais elles ne remplacent pas le lien officiel donné par l'employeur, et ne doivent jamais servir à saisir des identifiants.

Où trouver de l'aide sur Mélanie2

Le ministère de l'Agriculture décrivait en 2019 un dispositif à plusieurs niveaux, utile à connaître avant de chercher seul une réponse.

D'abord une aide en ligne « très complète, régulièrement actualisée », accessible depuis le logiciel de messagerie, avec des liens repris sur la page intranet consacrée à MELANIE. Ensuite un dispositif d'autoformation mis en place pour les agents des administrations centrales et des services déconcentrés, ouvert sur l'intranet à la communauté éducative. Enfin un forum et une adresse de messagerie dédiée aux outils collaboratifs du secrétariat général, dont les coordonnées figurent dans la note de service.

Le déploiement dans l'enseignement agricole devait se faire région par région, avec l'appui des délégués régionaux aux technologies de l'information et de la communication et des professeurs chargés des technologies informatiques et multimédia. Dans un établissement, ce sont donc souvent eux qui restent les premiers interlocuteurs pour une question de configuration.

Pour comparer avec une messagerie grand public, l'article consacré à l'ouverture et au paramétrage d'une boîte laposte.net montre une logique inverse : là, chacun crée son compte. Un portail interne d'entreprise, comme l'intranet des pharmacies Elsie Santé, suit au contraire le même principe que MELANIE : l'accès est donné par l'employeur.

Questions fréquentes

Peut-on créer soi-même un compte Melanie2web ?

Non. La boîte est créée par l'administration pour ses agents et pour certains établissements. Il n'existe ni inscription publique ni offre payante : l'accès fait partie des outils de travail fournis aux personnels concernés.

Quelle différence entre MEL et Melanie2web ?

MEL ou MELANIE désigne la messagerie et ses services collaboratifs. Melanie2web est la manière d'y accéder par un navigateur, en « client léger », par opposition au logiciel installé sur un poste professionnel.

Melanie2web fonctionne-t-il avec un logiciel de messagerie ?

Oui, en « client lourd ». En 2019, le ministère de l'Agriculture le prévoyait pour les agents disposant d'un poste professionnel, avec un VPN et un certificat d'authentification. La configuration est assurée par le service informatique.

Mot de passe oublié : vers qui se tourner ?

S'adresser à l'assistance de son administration ou au correspondant informatique de l'établissement. Aucune page tierce ne peut réinitialiser un mot de passe ministériel, et tout site qui le propose doit être évité.

Peut-on consulter sa messagerie Mélanie2 depuis chez soi ?

Le mode webmail est conçu pour un usage par navigateur, et la note de 2019 annonçait des services complémentaires accessibles sur Internet. Les conditions exactes, notamment hors de France, dépendent de la politique de sécurité de chaque ministère.

Sources et références

• Ministère de l'Agriculture, note de service DGER/MAPAT/2019-382 « Migration messagerie MELANIE » (15/05/2019) — info.agriculture.gouv.fr